Когда украинский документ необходимо предоставить в иностранное учреждение, часто требуется не одна процедура, а несколько: апостилирование, перевод и нотариальное заверение. При этом универсальной последовательности для всех документов нет — порядок зависит от типа документа и требований страны, в которой его будут использовать.
Что делать сначала?
В большинстве случаев начинают с оригинала документа и проверки требований страны назначения. Это особенно важно для свидетельств ЗАГС, дипломов, справок, доверенностей и других официальных документов: для разных категорий могут действовать различные правила подтверждения.
Если документ подлежит апостилированию, как правило, сначала оформляют апостиль на оригинале, а уже после этого выполняют перевод. Апостиль подтверждает подлинность подписи должностного лица, его полномочия и подлинность печати или штампа на документе.
После апостилирования документ переводят на язык страны, где он будет предъявляться. В зависимости от требований принимающей стороны перевод может потребовать нотариального удостоверения.
Таким образом, типичная последовательность выглядит так:
проверка требований → подготовка оригинала → апостиль → перевод → нотариальное удостоверение перевода.
Но в отдельных случаях возможен другой порядок. Например, если апостиль проставляется на нотариально заверенной копии или документе, оформленном нотариусом, сначала может потребоваться нотариальное действие. Также принимающая страна может потребовать дополнительный штамп апостиля на переводе.
Практический пример
Допустим, гражданин Украины из Одессы переезжает в Польшу и должен подтвердить семейное положение. У него есть украинское свидетельство о браке. Если принимающая организация требует апостиль и перевод, логично сначала подготовить документ для апостилирования, поставить апостиль, затем заказать перевод всего необходимого комплекта и удостоверить перевод в требуемой форме.
Ошибкой было бы заранее переводить документ, не выяснив требования конкретного учреждения. В результате может понадобиться повторный перевод или дополнительное заверение.
Два совета перед оформлением
- Узнайте требования именно принимающей стороны. Формулировка «нужен документ с апостилем» не всегда означает, что достаточно поставить апостиль и сделать обычный перевод. Иностранное учреждение может предъявлять дополнительные требования к языку и форме заверения.
- Не изменяйте документ перед апостилированием без необходимости. Особенно осторожно следует обращаться с оригиналами актовых, нотариальных и образовательных документов. Если есть сомнения, лучше сначала проверить возможность апостилирования конкретного документа.
В Украине с 1 февраля 2026 года действует обновлённый порядок проставления апостиля, а сведения об апостилях вносятся в Электронный реестр апостилей.
Если документ необходимо подготовить в Одессе, можно заранее уточнить требования к конкретному случаю и воспользоваться услугой апостиля в Одессе от бюро “НТ идея”. Это позволяет определить правильную последовательность действий ещё до подачи документов и избежать лишних процедур.
